Even een presentatie van je MacBook naar een collega sturen. Een foto vanaf je iPhone overzetten naar je Mac. Of tijdens een afspraak snel je contactgegevens delen met een nieuwe relatie.
Met AirDrop en NameDrop gaat dat binnen het Apple-ecosysteem razendsnel.
Juist dat gemak zorgt ervoor dat veel medewerkers deze functies dagelijks gebruiken zonder erbij stil te staan wat er precies gebeurt. Voor bedrijven is het daarom goed om te weten hoe AirDrop werkt, welke instellingen verstandig zijn en wanneer je beter voor een andere manier van bestanden delen kunt kiezen.
Wat is AirDrop precies?
Met AirDrop kun je bestanden rechtstreeks uitwisselen tussen Apple-apparaten die zich bij elkaar in de buurt bevinden.
Denk aan:
- documenten;
- foto’s en video’s;
- websites;
- contactgegevens;
- notities;
- andere bestanden die via het deelmenu van macOS, iOS of iPadOS kunnen worden verzonden.
AirDrop gebruikt Bluetooth om apparaten in de omgeving te ontdekken en maakt vervolgens een rechtstreekse verbinding via peer-to-peer wifi. Je hoeft daardoor niet met hetzelfde wifi-netwerk verbonden te zijn en de overdracht loopt niet simpelweg via het draadloze bedrijfsnetwerk.
Apple beveiligt de AirDrop-verbinding met TLS-encryptie.
Dat maakt AirDrop een handige manier om snel iets tussen twee Apple-apparaten te versturen.
Waarom AirDrop zo aantrekkelijk is op kantoor
AirDrop haalt een hoop tussenstappen uit het delen van bestanden.
Je hoeft een document niet eerst naar jezelf te mailen, in een tijdelijke cloudmap te zetten of via een berichtenapp te versturen. Selecteer AirDrop, kies het juiste apparaat en het bestand staat enkele seconden later bij je collega.
Vooral wanneer binnen een bedrijf veel Macs, iPhones en iPads worden gebruikt, kan dat prettig werken.
Denk bijvoorbeeld aan een marketingmedewerker die foto’s vanaf een iPhone naar een MacBook verstuurt of collega’s die tijdens een overleg snel een document delen.
Maar dat betekent niet automatisch dat AirDrop voor ieder zakelijk bestand de beste keuze is.
Let op wie jouw apparaat kan zien
Een belangrijke AirDrop-instelling bepaalt van wie je bestanden kunt ontvangen.
Op een iPhone en iPad kun je onder andere kiezen voor Alleen contacten of tijdelijk voor Iedereen gedurende 10 minuten. Na die tien minuten schakelt de ruimere instelling automatisch weer terug wanneer je bent ingelogd met je Apple Account.
Op een Mac kun je eveneens bepalen van wie je AirDrop-verzoeken accepteert.
Voor dagelijks zakelijk gebruik is Alleen contacten meestal de logischere instelling. Je voorkomt daarmee dat ieder willekeurig Apple-apparaat in de directe omgeving jouw apparaat als mogelijke ontvanger ziet.
Dat is vooral relevant op drukke locaties zoals luchthavens, treinen, hotels, conferenties en flexwerkplekken.
Controleer altijd naar wie je een bestand stuurt
AirDrop laat nabijgelegen apparaten zien voordat je een bestand verstuurt.
Dat is handig, maar op een druk kantoor kunnen meerdere Macs of iPhones tegelijkertijd zichtbaar zijn. Wanneer apparaten vergelijkbare namen hebben, kan het daardoor lastiger worden om direct te zien welke van je collega is.
Controleer daarom vóór het versturen altijd de ontvanger.
Dat klinkt eenvoudig, maar bij zakelijke gegevens kan één verkeerde tik vervelend uitpakken. Denk aan een offerte, intern document, foto van een whiteboard of bestand met klantinformatie.
Geef zakelijke apparaten daarom ook herkenbare namen. Een overzichtelijke apparaatnaam maakt de kans kleiner dat medewerkers tijdens het delen het verkeerde apparaat selecteren.
Wanneer kun je beter geen AirDrop gebruiken?
AirDrop is vooral bedoeld om snel iets naar iemand in je directe omgeving te sturen.
Voor langdurige samenwerking aan bestanden is een zakelijke cloudomgeving meestal praktischer.
Werk je bijvoorbeeld samen aan een document dat later nog moet worden aangepast? Dan is het handiger om gebruik te maken van een gedeelde omgeving waarin je toegangsrechten kunt beheren en iedereen met dezelfde versie blijft werken.
Hetzelfde geldt voor bestanden waarvan je achteraf wilt kunnen controleren wie toegang heeft gekregen.
AirDrop is namelijk vooral een overdrachtsmethode. Zodra het bestand op het andere apparaat staat, beheer je niet meer via AirDrop wat daarmee gebeurt.
Gebruik AirDrop dus voor snel en bewust delen, maar niet automatisch voor ieder soort bedrijfsinformatie.
Wat is NameDrop?
NameDrop is nauw verbonden met AirDrop en maakt het mogelijk om contactgegevens uit te wisselen door twee geschikte Apple-apparaten dicht bij elkaar te houden.
Je kunt bijvoorbeeld tijdens een zakelijke afspraak snel je telefoonnummer of e-mailadres delen zonder dat de ander alles handmatig hoeft over te typen.
Daarbij bepaal je zelf welke gegevens uit je contactkaart je wilt delen.
Apple geeft aan dat NameDrop alleen de door jou geselecteerde naam, het telefoonnummer of e-mailadres en informatie uit je contactposter deelt. Andere informatie uit je contactkaart, zoals je huisadres of verjaardag, wordt niet automatisch meegestuurd.
Dat maakt NameDrop handig voor beurzen, netwerkbijeenkomsten en afspraken met nieuwe relaties.
Controleer je eigen contactkaart
Omdat NameDrop gegevens uit je persoonlijke contactkaart gebruikt, is het verstandig om deze eens te controleren.
Staat daar bijvoorbeeld zowel je zakelijke als privételefoonnummer in? Of gebruik je meerdere e-mailadressen?
Bekijk dan vooraf welke informatie je daadwerkelijk wilt delen.
Wanneer je NameDrop gebruikt, kun je selecteren welke gegevens worden verstuurd. De eerder gekozen velden kunnen bij een volgend gebruik opnieuw worden geselecteerd.
Voor zakelijke gebruikers kan het daarom verstandig zijn de eigen contactkaart netjes bij te houden en duidelijk onderscheid te maken tussen privé- en bedrijfsgegevens.
Kun je NameDrop per ongeluk activeren?
NameDrop wordt gestart wanneer geschikte apparaten dicht bij elkaar worden gehouden.
Dat betekent niet dat je contactgegevens direct en ongemerkt worden doorgestuurd. Op het scherm verschijnt eerst de mogelijkheid om informatie te delen of alleen gegevens van de ander te ontvangen.
Wil je NameDrop helemaal niet gebruiken? Dan kun je op een iPhone via Instellingen > Algemeen > AirDrop de optie voor het samenbrengen van apparaten uitschakelen.
Voor medewerkers die deze functie nooit gebruiken, kan dat een logische keuze zijn.
Is AirDrop veilig?
Technisch gezien beschikt AirDrop over verschillende beveiligingsmaatregelen.
De rechtstreekse verbinding tussen apparaten wordt versleuteld en in de standaardinstelling Alleen contacten probeert AirDrop te controleren of de andere persoon bij jouw contacten hoort.
Maar techniek is slechts één onderdeel van beveiliging.
De gebruiker bepaalt uiteindelijk nog steeds welk bestand wordt verstuurd en naar welk apparaat. Een perfect beveiligde verbinding helpt weinig wanneer een vertrouwelijk document per ongeluk naar de verkeerde persoon wordt gestuurd.
Daarom is bewust gebruik minstens zo belangrijk.
Maak afspraken over het delen van bedrijfsbestanden
Je hoeft AirDrop binnen een bedrijf niet direct te verbieden om er verantwoord mee om te gaan.
Duidelijke afspraken zijn vaak al een goede eerste stap.
Spreek bijvoorbeeld af dat medewerkers controleren naar welk apparaat ze een bestand sturen en voor gevoelige documenten gebruikmaken van de daarvoor bedoelde zakelijke opslag- en samenwerkingsomgeving.
Ook is het verstandig om uit te leggen waarom Iedereen gedurende 10 minuten niet standaard nodig is en waarom je op openbare locaties extra goed moet opletten.
Zo blijft het gemak van AirDrop behouden zonder dat medewerkers gedachteloos bestanden delen.
Gemak en veiligheid kunnen prima samengaan
AirDrop en NameDrop laten goed zien waarom het Apple-ecosysteem voor veel bedrijven prettig werkt. Apparaten herkennen elkaar snel en informatie kan zonder ingewikkelde tussenstappen worden uitgewisseld.
Maar snel betekent niet dat je niet meer hoeft na te denken.
Controleer wie bestanden van je kan ontvangen, kijk goed naar de ontvanger voordat je iets verstuurt en gebruik voor gevoelige of gedeelde bedrijfsdocumenten de juiste zakelijke oplossing.
Met een paar eenvoudige afspraken kun je AirDrop daardoor prima gebruiken zonder onnodige risico’s te introduceren.
Wil je weten hoe je Apple-apparaten binnen jouw organisatie veilig én gebruiksvriendelijk inzet? PIT Pro helpt je graag om je zakelijke Apple-omgeving slim in te richten.
Neem contact op met ons door te mailen naar info@pitpro.nl of te bellen op 020-2611450.