In de dagelijkse stroom aan e-mails die jouw bedrijf verstuurt en ontvangt, schuilt waardevolle informatie. Denk aan contracten, afspraken met klanten, facturen of juridische correspondentie. Toch zie je dat veel bedrijven e-mail slechts als communicatiemiddel zien, en niet als een bron van bedrijfsdata die goed beheerd moet worden. In deze blog lees je waarom e-mailarchivering essentieel is, hoe het verschilt van een back-up, en wat het jouw organisatie oplevert.
Wat is e-mailarchivering?
E-mailarchivering is het automatisch opslaan van e-mails in een aparte, veilige omgeving waarin ze doorzoekbaar blijven. Het gaat hier dus niet om simpelweg e-mails bewaren in je inbox of mappenstructuur. Een goede archiveringsoplossing zorgt ervoor dat berichten niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook snel terug te vinden zijn — zelfs jaren later.
Archivering is niet hetzelfde als een back-up
Een veelgemaakte fout is denken dat een e-mailback-up hetzelfde is als archiveren. Een back-up is bedoeld voor herstel bij dataverlies (bijvoorbeeld door een crash of hack), terwijl archivering draait om langdurige opslag en compliance. E-mails in een archief kunnen niet zomaar worden aangepast of verwijderd, wat belangrijk is bij juridische geschillen of audits.
De voordelen van e-mailarchivering
1. Juridische zekerheid en compliance
In veel sectoren ben je wettelijk verplicht om bepaalde communicatie gedurende een aantal jaren te bewaren. Denk aan financiële instellingen of zorgorganisaties. Met een goed e-mailarchief voldoe je eenvoudig aan deze eisen.
2. Efficiënt terugvinden van e-mails
Zoek je ooit een oude e-mail van een klant of leverancier, maar weet je niet meer in welke map je die hebt gezet? Met een slimme archiveringsoplossing zoek je razendsnel door het volledige e-mailverkeer van je bedrijf.
3. Minder opslagdruk op je e-mailserver
Door oudere e-mails automatisch te archiveren, blijft je mailserver slank en snel. Je voorkomt dat medewerkers eindeloos handmatig gaan opruimen of dat mailboxen overvol raken.
4. Zekerheid bij offboarding of uitval
Wanneer een medewerker vertrekt of langdurig uitvalt, blijven zijn of haar e-mails toegankelijk voor de organisatie. Je verliest geen cruciale informatie.
Hoe kies je de juiste oplossing?
Voor bedrijven die werken met Apple-producten in combinatie met Microsoft 365 of Google Workspace, zijn er uitstekende archiveringsoplossingen beschikbaar. PIT Pro helpt je bij het kiezen en implementeren van een oplossing die past bij jouw organisatie en sector. Daarbij zorgen we ervoor dat het archief goed beveiligd en AVG-proof is.
E-mailarchivering als strategisch voordeel
E-mailarchivering klinkt misschien als een technische formaliteit, maar het is juist een slimme strategische zet. Je voorkomt dat waardevolle bedrijfsinformatie verloren gaat, en je bent beter voorbereid op audits, juridische vragen of personele wisselingen.
Wil je weten hoe e-mailarchivering jouw Apple-omgeving complementeert?
Neem contact op met ons door te mailen naar info@pitpro.nl of te bellen op 020-2611450.