Een steeds populairder wordende afkorting in de IT-wereld: BYOD. Het staat voor ‘bring your own device‘ en is afgeleid van het alom bekende BYOB: bring your own booze. Wat weer afstamt uit de jaren 70, toen kleine restaurants hun klanten toestonden eigen wijn mee te brengen bij het avondeten en zo de aanschaf van dure licenties voor het schenken van drank te vermijden. Bring your own device betekent dat ook dat je een nieuwe medewerkers of freelancer toestaat zijn of haar eigen laptop, smartphone of tablet te gebruiken voor zakelijke werkzaamheden. In dit artikel gaan we in op de vraag waarop je moet letten als je dit toestaat, en waarom het wel of geen goed idee is in bepaalde gevallen.
De voordelen van Bring Your Own Device (BYOD)
Het is natuurlijk niet voor niets dat BYOD de afgelopen jaren steeds populairder is geworden. Iedereen heeft tegenwoordig wel een laptop, smartphone of tablet thuis en deze worden ook nog eens steeds geschikter om zakelijke werkzaamheden mee uit te voeren. Maar wat zijn nou precies de redenen om medewerkers hun eigen apparaten in te laten zetten?
1. Lagere kosten voor de organisatie
Tuurlijk. Het grootste voordeel zit hem hoogstwaarschijnlijk voor de meeste bedrijven in de kosten. Het zal eens niet. De aanschafwaarde van een nieuwe laptop, smartphone of tablet is meestal namelijk behoorlijk hoog. Door een medewerker zijn of haar eigen spullen te laten gebruiken, bespaar je dus direct op je kosten. Naast de aanschafwaarde bevat het apparaat van de BYOD’er waarschijnlijk ook al bepaalde software (denk aan Microsoft Office). Dit betekent dus nog meer besparing!
Ten slotte loop je met eigen apparatuur nog het risico op diefstal, verlies of beschadiging. Dit minimaliseer je als je medewerkers hun eigen apparaten laat inzetten. Al is het dan nog wel de vraag wie er voor de kosten opdraait als het verlies, de diefstal of beschadiging onder werktijd gebeurt…
2. Geen/minder IT kosten bij de on-boarding
Een nieuwe laptop, smartphone of tablet dient vaak geïnstalleerd te worden. Wie dit bij jouw bedrijf ook doet (intern of IT partner) er gaat altijd tijd in de installatie zitten. Zorgen dat alle software erop staat, het aanmaken van accounts etc. Deze kosten minimaliseer je bij BYOD. Het apparaat is namelijk direct te gebruiken.
3. De medewerker is bekend met het apparaat
De een houdt van Apple, de ander is Microsoft fan. Vaak blijven mensen binnen het ecosysteem van de grote hardware partijen en raken ze dus gewend aan een bepaalde manier van werken met hun apparaten. Werkt jouw nieuwe medewerker al zijn of haar hele leven op een MacBook? Dan gaan ze zeker weten tijd verliezen aan het leren werken met een HP met Windows. Dit risico elimineer je met BYOD.
4. Medewerker gaat netter om met eigen device
In onze ervaring zijn medewerkers voorzichtiger met hun eigen spullen dan met die van hun organisatie. Doordat de medewerker netter omgaat met zijn of haar spullen betekent dit ook minder onderhoud aan het apparaat en dus minder verlies van productieve uren. Daarnaast voorkom je dus dat je een apparaat met zware gebruikerssporen terugkrijgt na de uitdiensttreding van je medewerker.
De nadelen van Bring Your Own Device (BYOD)
Naast deze vier voordelen zijn er natuurlijk ook een aantal minder kanten aan het gebruik van eigen apparaten door medewerkers. Hieronder vind je ze kort uiteengezet.
1. Data privacy en juridische aspecten
Hoe veilig is jouw bedrijfsdata op een persoonlijke laptop? Hoe ben je er zeker van dat jouw medewerker zijn of haar persoonlijke apparaat net zo goed beveiligt als bedrijfsapparatuur? Waarschijnlijk niet zo zeker. Het grote nadeel van BYOD is voor ons als IT partij dan ook de beveiliging van je data. En daaraan aansluitend het juridische aspect: wie is er verantwoordelijk zodra er iets misgaat (denk aan gehackte computer of diefstal)? En mag je überhaupt wel beveiligingsmaatregelen afdwingen op een privé apparaat?
2. Verminderde uniformiteit en compatibiliteit
Het werkplekbeheer voor apparaten met verschillende soorten besturingssystemen en software is een stuk lastiger dan bij een volledig uniforme pool aan hardware en software. Of denk bijvoorbeeld aan het gebruik van interne handleidingen binnen een organisatie. Zodra er allerlei verschillende besturingssystemen in omloop zijn, dien je voor al deze systemen een aparte handleiding te maken. Niet echt efficiënt..
3. Onduidelijke scheidslijn tussen balans en privé
Bij aparte apparaten voor zakelijk en privé is er een duidelijke scheidslijn tussen de twee. Je klapt je zakelijke laptop aan het einde van de dag dicht, maar een privé apparaat blijft vaak ook na werktijd aan en online. Dit betekent doorlopend werk gerelateerde meldingen en zo een vervagende werk/privé balans. Dit kan een medewerker veel stress bezorgen en het gevoel altijd aan te (moeten) staan. Gelukkig zijn hier technische oplossingen voor. Meer weten? Lees ons artikel Mobile Device Management (MDM) voor jouw bedrijf!
4. Prestaties van het apparaat
Alhoewel steeds meer apparaten ook prima inzetbaar zijn in een zakelijke omgeving blijft het de vraag of het device van jouw medewerker genoeg kracht heeft om hem of haar productief te laten werken. De ene laptop is namelijk de andere niet. Gaat jouw medewerker veel zware programma’s draaien als Photoshop of videobewerking? Overweeg dan zeker zelf een apparaat aan te bieden. Toch een oude (privé) iMac sneller maken? Lees hier hoe: Het sneller maken van een iMac met een SSD upgrade.
BYOD voor bedrijven: doen of niet?
Dat hangt er vanaf.. Helaas is deze vraag niet simpel met een wel of niet te beantwoorden. Het zal per situatie verschillen. Wij prefereren over het algemeen het inzetten van zakelijke apparatuur voor werk. Zo houd je niet alleen een gezonde werk/privé balans, maar ben je er ook zeker van dat je medewerker productief zijn of haar werk kan doen. Wat kost het jouw bedrijf als een medewerker na iedere klik 5 seconden moet wachten in plaats van 1 seconde?
Er zijn een aantal situaties waarin BYOD wel een prima optie is, denk bijvoorbeeld aan een zeer korte arbeidstermijn, bijvoorbeeld in geval van een tijdelijke freelancer, oproepkracht of stagiair. Maar ook in deze gevallen adviseren wij alsnog om het apparaat te laten beheren. Hier zijn tegenwoordig slimme oplossingen voor. Zo wel voor een laptop als voor smartphones en tablets. Benieuwd wat wij hierin kunnen betekenen? Neem contact met ons op of boek direct een vrijblijvende afspraak in onze online agenda!