Een veelvoorkomend project binnen de ICT-branche is het migreren van een mailomgeving. Ook voor PIT Pro is dit bekend terrein, zie ook onze diensten pagina over mailmigraties. Het komt namelijk vaak voor dat een bedrijf groeit en merkt dat er behoefte ontstaat aan uitgebreidere functionaliteiten of lagere kosten per account. Om dit op te lossen wordt er vaak gemigreerd van een kleinschalige mailomgeving naar een full-service aanbieder van de digitale werkomgeving (denk aan Google Workspace of Microsoft 365). Wij begrijpen dat het kwijtraken van e-mails tijdens zo’n migratie een reëele angst is. Daarom adviseren we altijd een expert op het gebied van mailomgevingen in te schakelen. Hieronder vind je hoe het mailmigratie proces over het algemeen verloopt en waar je vooraf rekening mee moet houden.
Waarom zou je overstappen van mailprovider?
Zoals gezegd is dit vaak een overweging vanuit groei. Als klein bedrijf start je meestal bij een kleine provider die bijvoorbeeld e-mailboxen aanbiedt in combinatie met de hosting van je website. Of je maakt misschien zelfs gebruik van een eigen kleine mailserver. Helaas kunnen deze oplossingen qua functionaliteit gewoonweg niet op tegen de mogelijkheden van bijvoorbeeld Google en Microsoft.
We schreven afgelopen week al een uitgebreid stuk over deze twee giganten en het kiezen van de juiste mailprovider. Naast functionaliteit zijn er nog een aantal andere redenen te bedenken om over te stappen, zoals:
- Betere e-mailprestaties
- Beveiligingsfuncties
- Data privacy
- Kosten besparen
- Meer opslagruimte per mailbox
- Uitgebreidere beheer mogelijkheden
Wil je een keer vrijblijvend sparren over wat de beste mailoplossing is voor jouw organisatie? Boek dan direct een kennismakingsgesprek in met onze mailexpert Jeroen!
Hoe verloopt een mailmigratie?
Nu je hebt besloten welke mailoplossing het beste bij jouw bedrijf past, kun je een plan opstellen om je maildata daar naartoe te migreren. Het mailmigratie proces doorloopt volgens ons globaal gezien een aantal algemene stappen:
- Inventarisatie huidige mailomgeving
- Check nieuwe mailomgeving
- Stel een planning en/of draaiboek op
- Inrichten van de nieuwe mailomgeving
- Starten van de mailmigratie
- Installatie van de nieuwe accounts
- Nazorg
Stap 1: Inventarisatie huidige mailomgeving
Een goede inventarisatie van de mailomgeving is enorm belangrijk, deze investering aan het begin bespaart je zeker weten tijd en kosten achteraf. Wij verzamelen in ieder geval altijd de volgende gegevens:
- Lijst met gebruikersaccounts (voor- en achternaam, e-mailadressen, aliassen etc.)
- Informatie over de mailboxen (aantal, grootte, gedeelde mailboxen etc.)
- Huidige koppelingen tussen e-mail en andere systemen (CRM e.d.)
- Welke toepassingen bevatten de huidige mailaccounts nog meer (agenda, contacten etc.)
Stap 2: Checken van de nieuwe mailomgeving
Het bekijken en begrijpen van de mogelijkheden in de nieuwe mailomgeving heb je als het goed is al gedaan toen je een oplossing koos. Toch zijn er migratie specifieke zaken om rekening mee te houden die bij de initiële keuze voor een oplossing vaak overzien worden. Denk aan:
- Is er een maximale grootte qua ontvangen e-mail (bij Microsoft is dit momenteel bijvoorbeeld 150MB, dit kan problemen opleveren bij de migratie als je huidige omgeving bijvoorbeeld geen maximum heeft).
- Bestaat de mogelijkheid om (centraal) een e-mailhandtekening in te stellen?
- Hoe gaat de nieuwe mailoplossing om met gedeelde mailboxen?
Dit zijn lang niet de enige vragen die je kunt stellen bij je nieuwe mailomgeving. Neem contact met ons op als je wilt dat we helpen bij het stellen van de juiste vragen en het geven van de antwoorden!
Stap 3: Stel een planning en/of draaiboek op
Deze klinkt misschien nogal logisch, maar veel organisaties onderschatten het belang ervan. Planning is key. Het plannen van een mailmigratie doen wij het liefst over een weekend heen. Dat geeft ons een aantal weekenddagen de tijd om alles goed in te regelen aan de achterkant (denk aan MX records e.d.) en de laatste maildata te controleren en migreren zonder dat de gebruiker daar last van heeft. Vervolgens kan iedereen op maandagochtend gewoon in zijn/haar nieuwe mailbox en is er geen tijdverlies door de migratie. Hierbij is veel en duidelijke communicatie overigens de sleutel, zo weet iedereen waar ‘ie aan toe is.
Naast een gedegen planning en goede communicatie vinden wij het prettig om met een uitgebreid draaiboek te werken. Dit betekent het stap-voor-stap uitschrijven van alle te nemen stappen tijdens de mailmigratie. Daarbij is het goed om verantwoordelijkheden toe te wijzen binnen je team, deadlines op te stellen en “afhankelijke” stappen te markeren (stap X moet voltooid zijn voor stap Y kan beginnen).
Stap 4: Inrichten van de nieuwe mailomgeving
Je dient van tevoren alvast de nieuwe mailomgeving in te richten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende zaken:
- Mailaccounts aanmaken
- Licenties koppelen aan de accounts
- Aliassen toevoegen aan mailaccounts
- Toegangsrechten instellen in admin portaal
- Mailgroepen aanmaken
- Gedeelde mailboxen creëeren
- Catch-all instellen
Natuurlijk hangt deze stap heel erg af van de mailoplossing die je kiest en de wensen van jouw organisatie. Wij raden je aan hierbij altijd te laten adviseren door een mail expert. Interesse? Neem dan contact met ons op of boek direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Stap 5: Starten van de mailmigratie
Nu je een compleet beeld hebt van de oude mailomgeving en de nieuwe omgeving hebt ingericht kun je starten met het migreren van de maildata. Wij bereiden de daadwerkelijke datamigratie altijd voor in het geval het om veel maildata (10+ mailboxen) gaat. Dit doe je door een bulk upload op de achtergrond te starten nog tijdens dat de oude mailomgeving wordt gebruikt. Na voltooiing staat het overgrote deel van de maildata al in de nieuwe mailboxen en hoef je bij de tweede upload alleen nog maar de maildata te migreren die is aangemaakt na de afronding van de eerste bulk upload. Voor het migreren maken wij gebruik van een migratie tool. Een voorbeeld hiervan is BitTitan.
Zodra je toegekomen bent aan het migreren van de laatste bulk aan maildata is het belangrijk dat gebruikers niet meer in hun oude mailbox kunnen. Zo voorkom je dat er op twee plaatsen tegelijk mail binnenkomt/uitgaat. Een handige strategie is het resetten van de mailaccount wachtwoorden van gebruikers. Vervolgens zet je de MX records om, zodat mail op de juiste plaats terecht komt.
Aan het einde van de migratie is het belangrijk goed na te kijken of er zich geen foutmeldingen hebben voorgedaan bij de mailboxen. Soms mislukt er wel eens eentje en dien je de migratie bijvoorbeeld opnieuw aan te zetten of de foutmelding op te lossen.
Stap 6: Installatie van de nieuwe accounts
Om de nieuwe mailboxen in gebruik te nemen moeten deze natuurlijk geconfigureerd worden. Indien je dit voor heel veel gebruikers moet doen, is het verstandig bijvoorbeeld een handleiding te schrijven zodat mensen dit zelf kunnen uitvoeren. Zo bespaar je veel handwerk en zorg je dat iedereen snel hun mailbox in gebruik kan nemen. Daarnaast is het belangrijk om ook de oude mailprofielen van het apparaat te verwijderen.
Denk ook aan het instellen van de nieuwe mailaccounts en verwijderen van de oude op andere apparaten dan een computer, bijvoorbeeld mobiele telefoons of iPads.
Stap 7: Nazorg
Hoe goed je een mailmigratie ook voorbereidt en uitvoert, je krijgt altijd te maken met onverwachte zaken na livegang. Denk bijvoorbeeld aan verlies van e-maildata, het niet kunnen instellen van de nieuwe accounts of gebruikers die de nieuwe functionaliteiten gewoon niet begrijpen. Helaas bestaan hiervoor geen standaard oplossingen. Laat je dus altijd ondersteunen door een IT expert om oponthoud bij je gebruikers te voorkomen.
Daarnaast zullen sommige zaken gewoonweg niet meegaan tijdens een migratie en handmatig ingesteld moeten worden, denk bijvoorbeeld aan:
- E-mailhandtekening
- Out-of-office berichten
- E-mailregels
Wees hier van tevoren al duidelijk over naar je gebruikers, dan kunnen ze deze onderdelen eventueel opslaan in hun notities en later zelf weer toevoegen.
Bonustip: koppeling van Single Sign-on oplossing aan je nieuwe mailaccounts
Onder andere Microsoft biedt tegenwoordig aan om hun diensten te koppelen aan een SSO account. Hiermee kun je eenvoudig inloggen met één account bij meerdere diensten. Hoe dit precies werkt lees je hier!
Dit is dus in het algemeen hoe wij een mailmigratie uitvoeren. Het migreren van mail is technisch gezien best een lastige onderneming en wij adviseren dan ook altijd om je te laten assisteren door een expert. Wij plannen graag een vrijblijvende kennismaking in om jouw mailmigratie door te spreken en te zien wat PIT Pro kan betekenen.