Een kantoorverhuizing is vaak een flinke onderneming. We merken dat vooral het verhuizen van de IT-infrastructuur voor veel ondernemers een complex vraagstuk is. Want: hoe zat het ook alweer en wat is waarmee verbonden? Daarbij wil je je medewerkers zo min mogelijk hinderen laten ondervinden van de verhuizing. Dus wat moet zo lang mogelijk intact blijven en wat kan direct in de verhuisdoos? Om dit onderdeel van de kantoorverhuizing inzichtelijker te maken hebben wij een checklist opgesteld.
Waarom verhuizen met je bedrijf?
Voor sommige bedrijven zal een verhuizing een blije bedoeling zijn: groter door groei. Andere bedrijven moeten wellicht de riem iets strakker aantrekken en worden daardoor gedwongen kleiner te gaan werken. Of misschien is jouw organisatie door corona wel te weten gekomen dat er eigenlijk helemaal geen kantoor nodig is! Allemaal valide redenen om een kantoorverhuizing te overwegen.
Wij zullen geen bedrijfskundig advies proberen te geven over het meest geschikte moment voor een verhuizing of hoeveel vierkante meter kantoor je per medewerker beschikbaar zou moeten hebben. Maar hier zijn nog wel een aantal andere IT-gerelateerde redenen om een verhuizing te overwegen:
- Aanbod van netwerksnelheid: is jouw onderneming enorm afhankelijk van internetsnelheid? Dan is bijvoorbeeld glasvezel een must. Helaas bieden ze dit lang niet overal aan. Een verhuizing kan dan een overweging zijn.
- Wi-Fi binnen kantoor is niet toereikend: sommige panden zijn funest voor een Wi-Fi netwerk. Dikke stenen muren, een kelder of veel glas, allemaal vervelende obstakels om Wi-Fi rijkelijk te laten vloeien. Houd hier rekening mee bij de keuze voor een kantoorpand.
- Slechte ventilatie of vochtigheid: als servers, netwerkapparatuur of computers ergens niet van houden is het hitte en vocht. Is jouw bedrijfsinventaris zwaar technologisch, dan is het belangrijk het kantoorklimaat op orde te hebben!
De ICT-checklist voor jouw kantoorverhuizing
Oke, je hebt een nieuwe geschikt kantoorpand gevonden en besloten dat je gaat verhuizen. Waar moet je dan allemaal rekening mee houden op het gebied van IT? Wij hanteren de volgende checklist:
1. Inventarisatie van de huidige ICT-omgeving
Om ervoor te zorgen dat alle apparatuur netjes overgaat is het eerst van belang erachter te komen wat er allemaal precies is. Wij houden dit standaard bij voor onze opdrachtgevers en maken in de meeste gevallen ook gebruik van “asset tags”. Dit zijn stickers met daarop een uniek nummer waarmee bedrijfsapparatuur eenvoudiger geïdentificeerd en geïnventariseerd kan worden. Ga als volgt te werk bij een inventarisatie:
- Stel een project manager aan die verantwoordelijk is voor alle IT (het liefst iemand die tech-savy is of een externe IT-partner).
- Hij/zij stelt een (digitale) lijst op met daarop alle apparatuur die zich momenteel binnen het pand bevinden.
- Maak eventueel foto’s van hoe de situatie in het oude kantoorpand is en voeg deze bij de digitale lijst met apparatuur.
2. Voorbereiden van de inrichting van het nieuwe kantoorpand
Nadat je de inventarisatie op de oude locatie hebt gedaan (doe dit ruim van tevoren), ga je aan de slag met de voorbereiding voor het inrichten van de nieuwe locatie. Daarbij is het volgende van belang:
- Regel een uitgebreide plattegrond van jullie nieuwe kantoor.
- Neem contact op met jullie (nieuwe) partijen voor: telefonie en internet. Stel ze op de hoogte van de aankomende verhuizing zodat ze je kunnen helpen bij het eventueel aanleggen van deze zaken.
- Indien de plattegrond geen verwijzing naar ethernet- en stroompunten bevat, vraag de bouwtekeningen dan op bij de partij voor elektra. Of teken ze er zelf in door op locatie een rondje te maken.
- Teken vervolgens de gewenste indeling met de data- en stroompunten in gedachte (denk aan plaats bureaus, serverruimte, meetingroom) in de plattegrond. Houd hierbij ook rekening met het klimaat van de ruimte!
- Bekijk nu voor iedere werkplek en -ruimte of je de juiste apparatuur en kabels (!) hebt om de indeling inderdaad zo op te zetten. Heb je deze niet? Bestel ze dan zo snel mogelijk.
- Let op: een grotere ruimte betekent vaak ook meer noodzaak voor netwerkapparatuur. Houd hier rekening mee tijdens je inschatting.
- Voel je je niet comfortabel om deze afweging volledig zelf te maken? Schakel dan een IT-partner in. Wij hebben ruime ervaring met dit soort verhuizingen en het inmeten van Wi-Fi netwerken.
3. Het inpakken van de hardware op de oude locatie
Je hebt de oude en nieuwe locatie volledig op je netvlies. De partijen voor telefonie en internet zijn ingeschakeld. Nu komt het moment van de daadwerkelijke verhuizing. Afhankelijk van hoe groot jouw bedrijf is, kun je dit in één keer of gefaseerd doen. Houd in ieder geval rekening met de volgende punten:
- Ontkoppel alle volgende apparatuur nadat je ze hebt uitgezet in de volgende volgorde:
- Werkplek apparatuur: computers, laptops, beeldschermen en accessoires.
- Vaste telefonie
- Servers: let er eventueel op dat je noodstroomvoeding eerst uitschakelt (anders blijft de server gewoon draaien).
- Netwerk apparatuur: access points, switches, firewalls en modems.
- Indien het belangrijk is dat iedereen zijn/haar exacte werkplek apparatuur weer terugkrijgt, pak de apparatuur dan in per medewerker. Vraag je personeel dit voor hun eigen set te doen en eventueel een foto te nemen van de aansluitingen.
- Indien iedereen dezelfde werkplek apparatuur heeft (schermen, muizen, toetsenborden) houd deze dan per type apparaat bij elkaar tijdens het inpakken. Dat maakt achteraf de aantallen checken een stuk eenvoudiger.
- Houd apparatuur per categorie goed bij elkaar: werkplek, telefonie, servers, netwerk. Zo voorkom je dat kabels kwijt raken of niet meer passen bij opnieuw installeren op de nieuwe locatie.
4. Uitpakken en inrichten van de nieuwe locatie
Jouw bedrijfsapparatuur heeft het transport van de verhuizing overleefd, yes! Pak je plattegrond erbij uit stap 2 en zet de spullen neer waar je ze al op de plattegrond had ingetekend. Daarbij adviseren wij qua inrichting in ieder geval rekening te houden met de volgende onderdelen:
- Tel alles na op basis van je inventarisatie. Er wilt namelijk nog wel eens iets verloren (of vergeten) gaan tijdens de verhuizing zelf.
- Start met het installeren van de belangrijkste apparatuur: het netwerk. Zorg ervoor dat dit als eerste werkt, zodat medewerkers snel weer aan de slag kunnen.
- Laat medewerkers niet hun eigen spullen uitpakken en installeren. Laat dit voor intrek van het personeel doen door 1 of 2 tech-savy personen om oponthoud te voorkomen.
- Heb je een patchkast? Super gaaf! Hiermee houd je jouw server- en netwerkapparatuur netjes opgeborgen en veilig. Heb je er nog geen, neem dan contact met ons op!
Hopelijk hebben we je met deze checklist voor een IT-verhuizing kunnen helpen. Wil je professioneel advies over jouw kantoorverhuizing? Boek dan een kennismaking in of bel naar 020-2611450.