Yes, een nieuwe collega erbij! Dat is natuurlijk altijd goed nieuws. Al brengt het ook een hoop werk met zich mee. Denk aan: het opstellen van contracten, opzetten en inplannen van een inwerktraject en natuurlijk IT! Want naast het regelen van een computer waarop gewerkt kan worden, zijn er nog talloze andere zaken die je het liefst vooraf direct geregeld hebt. Tot welke systemen krijgt de nieuwe medewerkers bijvoorbeeld toegang? En binnen deze systemen tot welke data? Deze en veel meer vragen werken wij voor onze klanten uit en pakken we vervolgens proactief op bij een onboarding. Dat is pas relaxt je team uitbreiden!
Waar bestaat een IT onboarding uit?
Om ervoor te zorgen dat iedere onboarding zo soepel mogelijk verloopt en er niks vergeten wordt, werken wij voor onze opdrachtgevers met onboarding checklijsten voor alle IT gerelateerde zaken. Er is namelijk niks zo vervelend als op de eerste werkdag van een nieuw teamlid hem of haar met lege handen te laten staan. Of als hij of zij de eerste weken constant tegen beperkingen of toegangsproblemen aanloopt in de IT-omgeving. Wij onderscheiden bij PIT Pro drie globale fasen binnen de onboarding met daarin weer een aantal brede en variërende taken:
- Pre onboarding, de naam zegt het al: alles wat er vooraf geregeld kan worden:
- Opslaan van contactgegevens nieuwe medewerker in onze systemen.
- Bepalen welke hardware de nieuwe medewerker gaat gebruiken.
- Eventueel bestellen van nieuwe hardware.
- Inkopen van licenties relevante software (denk aan Microsoft 365, mail, file sharing omgeving).
- Configureren van de MacBook (met behulp van DEP, lees hier wat dit inhoudt).
- Accounts instellen op MacBook.
- Instellen van back-ups.
- Onboarding, alle taken die we samen met de gebruiker moeten regelen:
- Veilig delen van tijdelijk wachtwoord én direct nieuwe instellen voor accounts.
- Tekenen gebruikersovereenkomst van de hardware.
- Korte introductie over alle IT systemen binnen omgeving opdrachtgever.
- Post onboarding, stappen die in de weken na de onboarding nog uitgevoerd dienen te worden:
- Delen van handleidingen binnen onze kennisbank. Denk aan:
- Hoe stel je je e-mailhandtekening in?
- Hoe beveilig je jouw accounts optimaal?
- Hoe werken de belangrijkste systemen?
- Delen van handleidingen binnen onze kennisbank. Denk aan:
Natuurlijk verschilt dit lijstje per organisatie. Maar in hoofdlijnen zijn dit de punten waar wij rekening mee houden tijdens de IT onboarding van een medewerker. Om het proces soepel te laten verlopen is het van groot belang de procedures vooraf uit te denken en vast te leggen. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren op welk moment en voorkomen we verrassingen.
Waarom zou je een IT onboarding uitbesteden?
Waarom je de onboarding op IT gebied zou moeten uitbesteden? Nou.. Zoals je ziet is bovenstaand lijstje met hoofdpunten aardig uitgebreid en bevatten al deze onderwerpen vaak ook nog een waslijst aan subtaken. Dat is dan ook de eerste reden om het uit te besteden:
- Een goede IT onboarding kost aardig wat tijd. Deze tijd kun je beter besteden aan eigen opdrachtgevers en projecten.
- Gaat de onboarding mis? Dan kun je ervan uitgaan dat de nieuwe medewerker veel oponthoud ondervindt van zijn of haar nieuwe IT set-up. Niet echt een leuk begin..
- De vele systemen met verschillende toegangsrechten en de configuratie van hardware met juiste beveiligingsmaatregelen is best complex. Een expert inhuren is volgens ons dan ook een goed idee.
- Er valt veel te standaardiseren en automatiseren bij onboardings. Dit is voor de meeste mensen geen dagelijkse koek, maar zorgt op de lange termijn voor snellere en betere onboardings.
- Duidelijke splitsing van werkzaamheden binnen bedrijf. Verzorg je als operationeel manager zelf de IT onboarding? Dan ben je daarna ook automatisch de go-to voor alle andere IT zaken.
Wil je meer weten over hoe PIT Pro haar opdrachtgevers veel werk uit handen neemt op het gebied van on(/off)boardings? Neem dan contact met ons op of boek direct een kennismaking in via onze online agenda!