Hoogstwaarschijnlijk gebruikt jouw organisatie momenteel een van de volgende cloudoplossingen voor het delen van bestanden: Google Drive, Microsoft OneDrive of Dropbox. Deze populaire cloudproviders zijn niet duur en zeer betrouwbaar. Maar waarom zou je voor de een of de ander kiezen? Deze week hebben we een kort vergelijkend warenonderzoek voor je.
Waarom voor Google Drive kiezen als cloudoplossing?
Functionaliteit, prijs en compatibiliteit
Google Drive is onderdeel van de Google Workspace, deze Workspace biedt onder andere tools als mail (Gmail), Google Calendar, Google Meets en Google Sheets/Docs. Wanneer je voor Google Drive kiest als cloudprovider is het eigenlijk onlogisch om niet ook voor deze andere diensten te gaan. Je krijgt ze er namelijk “gratis” bij.
Daarbij werken ze enorm goed samen en zijn ze allemaal met elkaar verbonden in functionaliteit. Zo kun je eenvoudig vanuit een mailtje in Gmail bestanden rechtstreeks uit je Drive ophalen om te versturen of inkomende bestanden opslaan. Daarbij heb je voor het creëren van bestanden (b.v. documenten en sheets) geen software als Microsoft Office Excel en Powerpoint of Apple’s Pages, Numbers en Keynote nodig.
Je maakt namelijk eenvoudig bestanden aan direct binnen jouw Google omgeving met de inbegrepen Google webapplicaties. De prijs voor dit totaalpakket is overigens zeer voordeling, voor €5,20 per gebruiker p/maand kun je namelijk al gebruik maken van zo goed als alle functionaliteiten van de Google Workspace (drives, mail, office apps). De desktop applicaties van Google zijn te gebruiken op macOS en Windows, maar Linux gebruikers vallen helaas buiten de boot.
Technische evaluatie
Google biedt de mogelijkheid om selectief te synchroniseren, hiermee kun je zelf kiezen welke bestanden wel of niet lokaal op jouw computer moeten staan. Helaas biedt Google geen slimme synchronisatie opties aan, zoals Microsoft en Dropbox wel doen. Hierover lees je meer in de volgende hoofdstukken.
Naast synchronisatie instellingen is het natuurlijk ook van groot belang hoe snel er wordt gesynchroniseerd en hoeveel verschillende versies jouw cloudaanbieder bewaart. Google is qua synchronisatie naar onze ervaring de minst snelle van de drie, maar bewaart wel de meeste aanpassingen van je bestanden (zo goed als oneindig, maar voegt wel automatisch vergelijkbare versies samen).
Werk je met hele grote bestanden? Dan is Google dus minder aan te raden dan de andere twee. Werk je met kleine bestanden en maken veel verschillende mensen aanpassingen? Dan is Google wellicht wel perfect voor jouw bedrijf.
Privacy en security
Op het gebied van beveiliging en privacy zijn alle drie de partijen niet de meest vooraanstaande in het veld. Zo is de gouden standaard binnen de online beveiligingswereld ‘zero-knowledge versleuteling’. Dit betekent dat de partij die jouw data versleuteld zelf geen sleutel van de encryptie bewaard waarmee ze de versleuteling weer ongedaan kunnen maken. Google biedt dit type encryptie helaas niet, al bieden ze wel de geaccepteerde industriestandaard op het gebied van encryptie.
Helaas geven ze zichzelf niet helemaal bloot welk protocol ze gebruiken. Ten slotte ben je op het gebied van privacy bij Google eigenlijk “aan de goden overgeleverd”. Zo schrijft Google in haar privacyverklaring dat ze documenten, en andere content die je binnen het Google platform creëert, verzamelen en onder andere gebruiken om gepersonaliseerde advertenties aan te bieden. Niet echt een prettig idee wat ons betreft..
Waarom voor Microsoft OneDrive kiezen als cloudoplossing?
Functionaliteit, prijs en compatibiliteit
Net als Google biedt ook Microsoft een veel omvangrijker pakket dan enkel bestandsdeling via OneDrive. Het Microsoft 365 pakket biedt namelijk afhankelijk van je abonnement ook Office applicaties (Word, Excel etc.), Microsoft Teams en mail hosting via Microsoft Exchange. Toch zien wij bij veel van onze klanten die Mac’s gebruiken dat OneDrive geen ideale oplossing is.
Alhoewel de office applicaties en Outlook over het algemeen prima werken, geeft OneDrive vaak problemen, voornamelijk bij synchronisatie tussen verschillende gebruikers. Wel is het Microsoft pakket (vergelijkbaar met bovenstaande functionaliteiten bij Google) zeker goedkoop te noemen. Je betaalt namelijk voor Business Basic maar €4,20 per gebruiker p/maand.
Hiervoor krijg je net als bij Google o.a. de webversie van office applicaties, OneDrive en mail. Net als bij Google zijn de desktop applicaties te gebruiken met macOS en Windows, maar weer niet met Linux.
Technische evaluatie
Ook Microsoft biedt de mogelijkheid om selectief te synchroniseren aan, hiermee kun je zelf kiezen welke bestanden wel of niet lokaal op jouw computer moeten staan. Daarbij biedt Microsoft in tegenstelling tot Google ook de mogelijkheid om slimme synchronisatie (files-on-demand) aan te zetten.
Hiermee automatiseer je het proces van zelf kiezen wat wel en niet lokaal op je computer komt te staan. OneDrive synchroniseert over het algemeen sneller dan Google doordat Microsoft gebruik maakt van block-level synchronisatie. Dit betekent dat ze bestanden opknippen in kleinere delen om wijzigingen sneller op te kunnen slaan. Microsoft slaat standaard tot 500 versies op voor business accounts.
Privacy en security
Zoals gezegd is ook Microsoft geen voorloper op het gebied van beveiliging en privacy. Wel gebruikt Microsoft vergelijkbare encryptie zoals door Google geïmplementeerd. Wel zijn ze een stuk minder opdringerig dan Google in hun privacyverklaring en schrijft Microsoft dat ze door jouw gecreëerde content binnen hun platform niet gebruiken voor gepersonaliseerde advertenties. Doch kunnen ze vanwege de zwakke privacywet in Amerika (waar Microsoft data grotendeels wordt opgeslagen) wel jouw data inzien “wanneer nodig geacht”. Opnieuw niet echt een prettig idee wat ons betreft.
Waarom voor Dropbox kiezen als cloudoplossing?
Functionaliteit, prijs en compatibiliteit
In tegenstelling tot Google en Microsoft is Dropbox de enige die bestandsdeling aanbiedt zonder een heleboel extra functionaliteiten en diensten. Dropbox heeft dan ook een streepje voor qua compatibiliteit. Het maakt eigenlijk niet uit of jouw bedrijf Windows of macOS georiënteerd is. Daarbij is het met Dropbox ook mogelijk om met Google en OneDrive bestanden tegelijk te werken.
Zo word je automatisch naar de juiste dienst doorgestuurd als je een Google doc of online Word bestand opent. Dit maakt Dropbox de beste keuze voor bedrijven die niet kunnen kiezen met welke office webapps provider ze willen werken. Dropbox is wel relatief duur in vergelijking met de andere twee partijen. Voor €10,- per gebruiker p/maand kun je beginnen met Dropbox.
Hiervoor krijg je wel direct 5TB aan gedeelde opslag. In tegenstelling tot Google (30GB per gebruiker) en Microsoft (1TB per gebruiker). Daarbij is Dropbox de enige met een desktop applicatie die ook door Linux gebruikers is te installeren. Gebruik je Linux, dan is Dropbox dus een goede optie!
Technische evaluatie
Natuurlijk biedt ook Dropbox de mogelijkheid om selectief te synchroniseren aan, hiermee kun je zelf kiezen welke bestanden wel of niet lokaal op jouw computer moeten staan. En Dropbox biedt net als Microsoft de mogelijkheid om slimme synchronisatie aan te zetten, plus maakt ook gebruik van block level synchronisatie, wat de snelheid van synchronisatie ten goede komt. Ten slotte gebruikt Dropbox een dagen systeem om het aantal versies dat ze opslaan te beperken, je hebt namelijk tot 180 dagen toegang tot alle versies van jouw bestanden.
Privacy en security
Ook Dropbox gebruikt geen zero-knowledge versleuteling en heeft eenzelfde type encryptie geïmplementeerd als Microsoft en Google, maar ook Dropbox gaat makkelijk om met het delen van jouw data met derden. Al beweren ze deze data alleen te analyseren om hun eigen service en beveiliging te verbeteren. Ze mogen dit wel “controleren” en inzien naar eigen inschatting. Daarbij heeft Dropbox weer partnerdeals met o.a. Amazon en Google waarmee ze jouw data mogen delen.
Op het gebied van beveiliging en privacy lijkt het kiezen tussen deze drie partijen dus eigenlijk kiezen tussen drie kwaden..
Dus welke clouddienst past bij mijn bedrijf?
Dat is sterk afhankelijk van jouw organisatie. Start je net met je bedrijf en werk je voornamelijk met Apple producten? Dan zou ons advies zijn om gebruik te maken van Google. Je krijgt veel functionaliteiten en applicaties voor een zeer scherpe prijs. Eigenlijk heb je in 1 klap je hele digitale werkomgeving geregeld. Werkt jouw onderneming op Windows computers? Dan is Microsoft’s eigen OneDrive en alle bijbehorende applicaties eigenlijk de beste keuze.
Het is niet alleen stabiel en goedkoop, maar schendt ook het minste de privacy van jou en je medewerkers. Is jouw onderneming van middelgrote omvang en werk je met Mac’s? Dan zouden wij voor Dropbox gaan. Dropbox is zeer stabiel en biedt mooie functionaliteiten. Daarbij ben je verder niet afhankelijk van Dropbox en kun je jouw mail prima ergens anders hosten (dit kan bij Google en Microsoft ook, maar is eigenlijk zonde gezien de integraties).
Werkt jouw onderneming met (zeer) gevoelige data (denk hierbij aan medische data of paspoortkopieën)? Dan adviseren we geen van deze drie cloudaanbieders te gebruiken. Alle drie de partijen slaan namelijk het grootste deel van jouw data op op servers in Amerika. Dit betekent dat jouw data ook beschermd is onder Amerikaanse wetten en deze bescherming is helaas niet zo strikt als bij ons in Europa. Benieuwd welke cloudoplossing wij wel aanraden voor bedrijven die omgaan met gevoelige informatie? Neem contact met ons op!
Let op: deze vergelijking is geen professioneel advies en voornamelijk bedoeld ter oriëntatie. Wil je een professioneel advies op basis van de situatie van jouw bedrijf? Laat het ons weten via www.pitpro.nl/contact of door te bellen naar 020-2611450.