Je ontkomt er in het hedendaagse zakelijke leven niet aan: e-mail. Het is voor veel mensen het hulpmiddel waarin ze de meeste tijd besteden. De één voert een strakke organisatie met (sub)mapjes en e-mailregels, de ander heeft honderden e-mails ongelezen en nog nooit van slimme mailboxen gehoord. Met al deze functionaliteiten vraag je je misschien wel eens af wat nou de beste keuze is voor jouw bedrijf. Daarom zoomen we deze week in op de twee grootste e-mail aanbieders van de wereld: Google en Microsoft. Je zult lezen dat er ook aan hun mailprogramma’s (Gmail en Outlook) nadelen kleven. Vandaar bekijken we ook nog of er een realistisch alternatief is.
Zakelijke e-mail via Gmail of Outlook
Zoals gezegd zijn Gmail en Outlook de twee van de meest populaire mailproviders in de (Westerse) wereld. Dit komt voornamelijk doordat ze naast e-mail ook nog een heleboel andere aansluitende (zakelijke) diensten bieden. Denk hierbij aan videobellen, bestandsdeling en gezamenlijk werken via de cloud. Daarbij worden deze functionaliteiten aangeboden in handige applicaties met een strak en intuïtief design. Dit maakt samenwerken binnen een zakelijke omgeving eenvoudig.
Waarom kiezen voor Microsoft Outlook?
We schreven eerder al een stuk over het kiezen van de beste cloud omgeving, hieruit kwam naar voren dat de beste keuze voornamelijk afhangt van het gebruik van een aanbieder’s nevendiensten. Dit geldt voor de keuze tussen Gmail en Outlook eigenlijk net zo zeer. Gebruikt jouw organisatie veelal Microsoft applicaties als Word, Excel en Powerpoint? Dan raden we altijd aan ook gebruik te maken van mail hosting door Microsoft en het bijbehorende mailprogramma Outlook. Zo geniet jouw team optimaal van alle functionaliteiten binnen de Microsoft 365 omgeving.
Daarnaast is Microsoft Outlook ook sterk aan te raden in het geval jouw organisatie voornamelijk gebruik maakt van Windows laptops. De integratie van de desktop van Outlook en nevendiensten werken nou eenmaal net beter op Windows computers. Al heeft de compatibiliteit met andere besturingssystemen zich de afgelopen jaren wel sterk verbeterd.
Ten slotte kunnen we wel stellen dat Microsoft de data privacy van haar mailafnemers wel “beter” op orde heeft dan Google. In tegenstelling tot Google belooft Microsoft namelijk nooit door jou gecreëerde content binnen de Microsoft 365 omgeving te gebruiken voor gepersonaliseerde advertenties. Momenteel is het bij Microsoft overigens nog niet mogelijk jouw data alleen op Europese servers op te laten slaan. Al brachten ze onlangs wel het heugelijke nieuws naar buiten dat dit voor eind 2022 voor gebruikers mogelijk wordt (bron: Microsoft).
Waarom kiezen voor Gmail?
Buiten dat Microsoft Outlook een goede mailomgeving is met mooie desktop applicaties zijn er ook goede redenen om voor Google te kiezen. De Google Workspace bevat namelijk enorm veel (web)applicaties en tools die mooi integreren met Gmail. Daarbij vinden wij de webapplicaties van Google een mooier uiterlijk hebben en intuïtiever werken dan die van Microsoft.
Daarbij biedt Google een uitgebreider en overzichtelijker Admin gedeelte. Hierin kun je als eigenaar heel eenvoudig nieuwe users aanmaken, maar ook allerlei instellingen aan- of uitzetten voor bepaalde gebruikers, groepen of organisaties. Dit biedt je enorm veel controle over de digitale werkomgeving, ook als je een kleinere onderneming bent.
Toch lijkt kiezen voor Gmail (of de Google Workspace) in het algemeen geen goede optie als je heel strak de Europese AVG-regels navolgt. Zo biedt Google momenteel nog geen mogelijkheid je bedrijfsdata uitsluitend op Europese servers op te slaan. Google benoemd momenteel op haar website ook nadrukkelijk dat het niet mogelijk is aan te geven waar je data precies staat opgeslagen. Wat betekent dat je data overal ter wereld kan staan en dus onder lokale regelgeving verwerkt kan worden.
Conclusie: Gmail versus Outlook
Eigenlijk ontlopen de twee mailprogramma’s elkaar nauwelijks. De functionaliteiten en prijzen liggen zeer dichtbij elkaar en de keuze zou voornamelijk moeten afhangen van je bestaande bedrijfsapplicaties, hardware en wens om de Europese richtlijnen voor data privacy (AVG) op te volgen. Op basis hiervan heeft Microsoft Outlook (en haar Office 365 omgeving) wat ons betreft de voorkeur. Voornamelijk doordat Microsoft heeft aangegeven aankomend jaar dataopslag volledig binnen de EU mogelijk te maken.
Alternatief voor Gmail en Outlook
Er zijn natuurlijk nog veel meer partijen die mail aanbieden. Wellicht is het voor jouw organisatie extreem belangrijk dat jouw bedrijfsdata onder de AVG-regels verwerkt worden (denk bijvoorbeeld aan zorginstellingen of andere organisaties die werken met gevoelige persoonsdata). Welke mailprovider zou je dan moeten kiezen?
Helaas zul je nergens zo’n goede deal vinden als bij Microsoft en Google. De prijzen in combinatie met nevendiensten en functionaliteit zijn ongeëvenaard. Helaas betaal je hier (zeker bij Google) voor met je bedrijfsdata. Een betaalbare partij die volledig opgebouwd is met databescherming in het achterhoofd is ProtonMail. Een tamelijk nieuwe mailprovider die in Zwitserland gevestigd is. Zwitserland staat bekend om haar zeer strenge privacy regels, wat maakt dat ProtonMail jouw bedrijfsdata beschermd als geen ander.
Meer lezen over ProtonMail? Lees dan deze uitgebreide review op HostingPill.
Hopelijk hebben we je iets meer wegwijs kunnen maken in de wondere wereld van mail. Helaas kunnen we natuurlijk niet alle mogelijke overwegingen meenemen in een blogartikel. Raadpleeg daarom bij twijfel altijd een IT-partij met verstand van mail. Wij helpen je graag met het maken en implementeren van de juiste keuze. Vrijblijvend advies? Boek een afspraak via deze link!